Управление на времето (Тime management)
Една от най-съществените характеристики на времето е неговата необратимост, което го превръща и в най-ценния ресурс. Финансовите загуби могат да бъдат възстановени, докато пропиляното време не може да бъде върнато.
По своята същност управлението на времето не засяга само икономическа проблематика, а разглежда теми, които са обект на изследване от други научни дисциплини като психология, философия, социология, биология, физика и други.
Тренингът за ефективно управление на времето е подходящ както за ръководители, така и за всеки, който има амбицията да повиши своята лична ефективност. Участниците ще се запознаят с практическия инструментариум за управление на времето, за да могат правилно да планират своята дейност, да определят приоритети, да си поставят цели и успешно да ги постигат.
1.Същност и особености.
Терминът управление на времето (time management) не трябва да се възприема буквално, защото човекът все още не може да контролира хода на времето.
Древните гърци са имали две думи за обозначаване на времето - хронос и кайрос. И двете понятия са свързани с имената на божества от гръцката митология:
Хронос (Chronos) — обозначава линейното време, което е измеримо (количествено време).
Кайрос (Kairos) — удобен момент, щастливо стечение на обстоятелствата, което благоприятства осъществяването на някаква задача (качествено време).
Управление на времето (time management) е система от методи за ефективно използване на този незаменим ресурс (времето) в съответствие с личностните и с корпоративните цели и ценности.
2. Видове управление на времето.
2.1. Управление на личното време.
В контекста на поставените цели в екзистенциален план.
В контекста на личната ефективност на работното място.
2.2. Управление на времето в организацията — пряко се свързва с корпоративната култура. В последно време все повече организации осъзнават необходимостта от въвеждане на технологии за централизирано управление на времето.
3. Управление на времето (time management) не е само набор от методи и техники, а комплексна система за ефективно управление, състояща се от различни равнища:
Ефективност.
Технологии.
Стратегия.
Философия.
4. Поставяне на цели. Ролята на реактивния и на проактивния подход към живота за осъществяването на поставените цели.
Известният американски специалист по управление на времето (time management) Стивън Кови разграничава два типа отношение на човека към живота:
Реактивен подход — пълна зависимост от външните обстоятелства.
Проактивен подход – активно влияние на човека върху събитията и върху обстоятелствата. Проактивността предполага умение за определяне на целите в живота и намиране на верния път за тяхното осъществяване.
Определянето на цел е пряко свързано с ценностите на личността или на организацията и изразява представата за желаното бъдеще.
5. Цели и основни сфери на човешкия живот.
Физическа сфера — физическо състояние и здраве.
Сфера, свързана с личностното усъвършенстване.
Междуличностна сфера — общуване, което не носи материални облаги.
Социална – общуване, което е свързано с придобиване на материални блага.
Универсална сфера — всичко, което носи духовно удовлетворение и вдъхновява.
6. Поставяне на цели по метода SMART:
Sресific — конкретност.
Measurable — измеримост.
Achievable — достижимост.
Relevant —значимост.
Time-bound — обвързаност с ясни времеви рамки.
7. Планиране и управление на времето.
Планът е последователност от действия, които помагат за бързото и ефективно постигане на целите.
Планиране (Какво? Кога? Как?):
Съставяне на списък.
Определяне на приоритети.
8. Видове планиране:
Краткосрочно планиране.
Средносрочно планиране.
Стратегическо (дългосрочно) планиране.
9. Методи за планиране и за управление на времето.
Контекстово планиране.
Принцип на Парето.
Пирамидата на Франклин.
Матрицата на Айзенхауер.
Списък със задачи (То do list).
Техника Помодоро
10. Контрол.
Осъществяването на целите е сложен процес, който може да бъде възпрепятстван както от външни фактори, така и от промяна в ценностите и в стремежите на отделната личност. За да не се насочат усилията в погрешна посока и за да не се нарушават заложените срокове, е необходим контрол.
Според етапа, на който се осъществява:
Текущ контрол
Заключителен контрол
Според субекта, който го осъществява:
Самоконтрол
Външен контрол
11. Делегиране.
Делегирането на пълномощия е изключително важно за ефективното управление на времето, защото по този начин ръководителят се освобождава от някаква рутинна дейност, за да може да се заеме с решаването на по-важни задачи.
Ползи за ръководителя
Икономия на сили и на време
Повече време за важни задачи
Контрол и развитие на сътрудниците
Подбор на бъдещи ръководители
Ползи за сътрудника
Разнообразие в работата
Повишена мотивация
Придобиване
на нови знания и умения
Възможност за кариерно израстване
12. Почивката като условие за успешно управление на времето.
Правила за ефективен отдих.
Планирани (ритмични) почивки по време на работа.
Максимално превключване на вниманието.
Смяна на контекста.
Пълноценен сън.
Тренингът се подготвя в зависимост от конкретните нужди на Вашата компания, като фокусът може да бъде върху:
Планиране.
Определяне на цели и на приоритети.
Вземане на решения.
Делегиране на пълномощия.