Ментални бариери и хронофаги
Времето е капиталът, с който разполага всеки един човек. Всеки има своите 24 часа — свободата и отговорността да избере как да ги използва или да ги пропилее.
Какво ни пречи ефективно да организираме времето си?
I. Ментални бариери.
Брайън Трейси извежда три ментални бариери, възпрепятстващи успешното управление на времето.
1. Първата ментална бариера е вследствие на предубеждението, че организираните хора са хладни, пресметливи и са изгубили своята спонтанност.
2. Втората ментална бариера е свързана с негативното програмиране. Ако човек е чувал още в детските си години от своите родители и от други, значими за него, личности, че е невнимателен, неорганизиран и не може да направи нищо самостоятелно, и в зряла възраст най-вероятно той няма да може да разчупи тези затвърдени с времето модели. От такива хора често може да се чуе оправданието: „Аз винаги съм си бил такъв…“.
3. Третата ментална бариера е резултат от негативната представа за себе си и за собствените възможности. Много хора просто декларират, че не могат да организират времето си, защото това е против собствената им същност и е едва ли не генетично предопределено.
II. Ментални капани.
Интересни наблюдения прави и професор Андре Кукла, но той използва израза „ментални капани“ („mental traps“). Според автора основната идея на понятието ментални капани е сентенциозно формулирана преди хилядолетия в книгата „Еклесиаст“: „Има време за всяко нещо и срок — за всяка работа под небето…“. Ако пренебрегваме този съвет, изпълнен с дълбока мъдрост (започваме в грешния момент, движим се с неправилното темпо, отказваме се от това, което сме започнали, твърде рано или твърде късно), то неизбежно ще се проваляме там, където бихме могли да постигнем успешно целите си.
1. Амплификацията е ментален капан, в който се оказваме, когато за достигането на определена цел влагаме повече време и усилия, отколкото е необходимо.
2. При фиксацията постигането на целта е възпрепятствано от причина, която не зависи от нас (необходимо разрешение, забавена доставка). Но вместо да се заемем с други текущи задачи, ние бездействаме до момента, когато отново можем да започнем работа по „замразения“ проект.
3. Реверсията е свързана с напразния ни стремеж да променим миналото. При този ментален капан не става въпрос за анализ на грешки, допуснати в миналото, а за „зацикляне“ върху определен неуспех, когато сме изпитали силна обида или горчиво разочарование. Авторът обобщава, че всяка реверсия е потенциално вечна.
III. Същност на понятието хронофаги.
Терминът хронофаги (от гр. χρόνος — време и φάγομαι — изяждам) обозначава всякакви фактори, които отклоняват вниманието от извършването на планираната дейност.
Хронофаги могат да бъдат предмети, дейности, хора или събития, които водят до непълноценно изразходване на времето и възпрепятстват осъществяването на планираните цели.
Разбира се, няма нищо лошо след тежък работен ден човек да се отпусне, четейки интересна книга, гледайки телевизия или сърфирайки в интернет. Но трябва категорично да се разграничат моментите на отдих, необходими на всекиго, от безцелната загуба на време. Ако седнете с намерението да изгледате само една серия от любим сериал и след няколко часа с изненада осъзнаете, че е свършил целият сезон и скоро трябва да ставате за работа, а още не сте си легнали — това означава, че имате проблем с управлението на времето.
IV. Видове хронофаги:
1. На първо място са поставени телефонните обаждания, които не са свързани със значими лични или служебни теми, а само откъсват човека от текущите му ангажименти и го разконцентрират.
2. Неочакваните посетители също отнемат от ценното лично време и намаляват ефективността. В ролята на хронофаги могат да влязат колеги или клиенти, които не идват да обсъдят делови въпроси, а търсят с кого да си поприказват.
3. Съвещанията и работните срещи могат да се превърнат в отегчителна загуба на време. Причина за това може да бъде формалното свикване на подобно събитие само защото в компанията има практика тези срещи да се провеждат регулярно. Ниската ефективност на работните срещи може да бъде и в резултат на слабите комуникативни умения на участниците.
4. Спешни случаи и кризисни ситуации, чието обсъждане и евентуално разрешаване поглъща голяма част от времето на екипа.
5. Прокрастинацията може да доведе не само до загуба на време, но и до безкрайно отлагане на важните лични или служебни цели. Причините за прокрастинацията могат да бъдат различни:
Недостатъчна степен на мотивация.
Страх от възможен неуспех.
Страх от неизвестното.
Ниска самооценка.
Перфекционизъм.
6. Изследвания доказват, че поне 75 процента от работното време преминава в общуване и празни приказки.
7. Нерешителността и колебанието могат да доведат до голяма загуба на време не само за този, който се колебае и не може да вземе решение, но и за неговите колеги или търговски партньори.
В своя публикация Хю Калвър представя хронофагите в нашето ежедневие:
2,34 часа за проверка на имейли (30% не са нито спешни, нито важни) (Carleton University);
35 минути, за да се реши какво да се яде (New York Post);
16 минути, за да се реши какво да се облече (за жените) (The Telegraph);
14 минути за мъжете (Marks and Spencer);
7 минути мислене за физически упражнения (но нищо не се прави) (Кеттлер);
37 минути във Facebook (Verto Analytics);
27 минути в други социални медии (eMarketer);
40 минути в YouTube (Mediakix);
1 час в работни срещи и 50% от това време е изгубено (Atlassian);
4 часа гледане на телевизия (Statista);
96 минути сърфиране в сайтове, които не са свързани с работа (CNBC);
171 минути за проверяване на информация (непродуктивно „ровене“) в смартфона (ComScore);
90 минути ежедневни прекъсвания (като колеги, задаващи въпроси) (Washington Post);
2 минути, прекарани в четене на този списък.